Kansalaistoiminnan tietosuojaseloste
Setlementti Louhelan kansalaistoiminnan tietosuojaseloste 2023, päivitetty 29.8.2023
1.Rekisterinpitäjä:
Setlementti Louhela ry
Y-tunnus: 0202932-5
Louhelankuja 3, 04400 Järvenpää
+358408380632
toimisto@setlementtilouhela.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Sanna Lahtinen
+358445782727
sanna.lahtinen@setlementtilouhela.fi
3. Rekisterin nimi
Setlementti Louhelan kansalaistoiminnan vapaaehtoisten, avunsaajien ja osallistujien rekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen kansalaistoiminnan organisoimiseksi tarpeelliset tiedot Setlementti Louhelan kansalaistoiminnan osallistujista. Osallistujia ovat vapaaehtoiset, vapaaehtoistoiminnan avunsaajat ja olohuonetoiminnan osallistujat. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on avunsaajan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely.
Tiedoista kootaan myös tilastoja. Avunsaajilta kerätään yleistä arviointitietoa, joista yksittäistä henkilöä ei ole mahdollista tunnistaa.
5. Rekisterin tietosisältö
Vapaaehtoistoimijoista voidaan kerätä seuraavia tietoja:
- Vapaaehtoisen yhteystiedot (nimi, syntymävuosi, sukupuoli, osoite, puhelinnumero, sähköposti)
- Rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus tai muu mahdollinen yksilöivä tunnus
- Vapaaehtoistoiminnan alkamisajankohta
- Kiinnostus tietyistä vapaaehtoistehtävistä
- Aktiivisuus vapaaehtoistoiminnassa ja voimassa olevat vapaaehtoistehtävät
- Yhteydenottojen historia (esim. puhelinsoitot ja tapaamiset)
- Yhteydenottokanavat
- Käytettävyys ja sopivin auttamisaika
- Vahvuudet ja kokemus vapaaehtoistoiminnasta
- Kuva
- Henkilöturvatunnus (tunnus kerätään vain, mikäli keräämiselle on erityinen syy, esim. jos vapaaehtoinen tulee toimimaan järjestyksenvalvojana tai alle 18-vuotiaan avunsaajan kanssa. Näissä tilanteissa kerätään:
- Vapaaehtoisen suostumus rikosrekisteriotteen hakemiseksi
- Järjestyksenvalvojakortin numero
· Muut vapaaehtoistoiminnan suorittamisen kannalta olennaiset lisätiedot
Vapaaehtoistoiminnan avunsaajista voidaan kerätä seuraavia tietoja:
- Avunsaajan yhteystiedot (nimi, ikä, sukupuoli, osoite, puhelinnumero, ovikoodi)
- Palvelun tilaajan eli avunsaajan, lähiomaisen, hoitotahon yhteystiedot (nimi, tehtävänimike/yhteys avunsaajaan, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- Mahdollisen lähiomaisen yhteystiedot (nimi, puhelinnumero)
- Avunpyynnön päivämäärä
- Avuntarve
- Auttamispaikka ja -ajankohta
- Avunsaajan toimintakyky
- Vapaaehtoistehtävän kesto
- Yhteydenottojen historia (esim. puhelinsoitot ja tapaamiset)
- Muut vapaaehtoistehtävän suorittamista kannalta olennaiset lisätiedot
- Lisäksi ystävätoiminnan avunsaajista voidaan kerätä:
- Mielenkiinnon kohteet, kuvausta elämäntilanteesta ja asiakkuus eri palveluissa
- Avunsaajan toiveet vapaaehtoiselle avulle
Osallistujista voidaan kerätä seuraavia tietoja:
- Louhelan kansalaistoiminnan olohuonetoimintaan ja ryhmiin osallistuvien seuraavat tiedot asiakassuhteen hoitamista varten: nimi, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite,
- Louhelan kansalaistoiminnan olohuonetoimintaan ja kerhoihin osallistuvien seuraavat tiedot tilastointia varten: ikä, sukupuoli, äidinkieli
- tiedot mihin kansalaistoiminnan toimintamuotoihin osallistuja on osallistunut
6. Säännönmukaiset tietolähteet
- Vapaaehtoiset: Rekisteriin kirjattavat tiedot saadaan henkilöltä itseltään sähköpostitse, kotisivujen yhteydenottolomakkeelta, puhelimitse, sopimuksista, tapaamisista, Vapaaehtoistyö.fi-sivustolta ja muista tilanteista, joissa vapaaehtoinen kertoo tietojaan.
- Avunsaajiin liittyen: rekisteriin kirjattavat tiedot saadaan henkilöltä itseltään, palvelun tilaajalta* tai vapaaehtoistehtävän suorittamista tukevilta yhteistyötahoilta sähköpostitse, kotisivujen yhteydenottolomakkeelta, puhelimitse, sopimuksista, tapaamisista ja muista tilanteista, joissa avunsaaja tai tilaaja kertoo tietojaan. * Jos palvelun tilaaja on kunta/kuntayhtymä, työntekijä tai omainen voidaan perustiedot palvelun käynnistämiseksi saada myös tilaajalta.
- Osallistujien liittyen: Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöltä itseltään sähköpostitse, puhelimitse, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas tai tilaaja luovuttaa tietojaan.
Jos henkilö käyttää rekisterien ulkopuolista kolmannen tahon ylläpitämää palvelua rekisteröitymiseen ja/tai kirjautumiseen, ulkopuolisesta palvelusta voidaan kerätä kyseisen palvelun käyttöehtojen ja yksityisyydensuoja-asetusten mukaisesti saatavilla olevia henkilötietoja (kuten käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite).
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Rekisteriin tallennettuja vapaaehtoistehtävien kannalta olennaisia tietoja käsittelee yhdistyksen toiminnasta vastaavat työntekijät. Asianomaisen suostumuksella henkilötietoja voidaan jakaa toiminnassa mukana oleville tahoille, kuten tehtävään valitulle vapaaehtoiselle, vapaaehtoistehtävien suorittamiseksi.
Osallistujien tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan suostumuksella sellaisille yhteistyötahoille, jotka edesauttavat asiakkaan asianmukaisten palvelujen saantia. Lisäksi tietoja voidaan asiakkaan luvalla luovuttaa omaisille tai tilaajalle.
Henkilötietoja voidaan käsitellä alla olevien palvelutarjoajien järjestelmissä:
- Microsoft Office 365 kuuluvat ohjelmistot (mm SharePoint, Outlook, Excel, PowerPoint)
- Clara-toiminnanohjausjärjestelmä ja sen vapaaehtoistyön koordinointiin tarkoitettu HelpingApp mobiilisovellus
- Mailchimp (vapaaehtoisten uutiskirjeet)
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Vapaaehtoisille lähetetään uutiskirje Mailchimp-palvelun kautta, joka toimii Euroopan Unionin ulkopuolella (Yhdysvallat). Mailchimp noudattaa EU:n hyväksymiä suojatoimia.
8. Rekisteritietojen suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältävien tiedostojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen. Tietoja kirjataan Microsoft Officen salattuun Sharepoint -pilvitallennustilaan ja edellä mainittuihin järjestelmiin. Kirjalliset hakemukset, suostumukset, sitoumukset ja vapaaehtoistoiminnan sopimukset ja todistukset, sekä niihin liittyvät kirjalliset muutostiedot säilytetään niille varatuissa kansioissa lukkojen takana.
Rekisterien käsittelyssä noudatetaan erityistä huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internetpalvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiankuuluvasti. Yhdistyksen tietoturvasta vastaa Global VoiceLink GVL Oy.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja tietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"), edellyttäen että jokin seuraavista perusteista täyttyy:
· henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin
· rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut
· rekisteröity vastustaa käsittelyä
· henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
· Henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
· Henkilötiedot on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä.
Jos joidenkin rekisteröidyn henkilötietojen säilytys on kuitenkin välttämätöntä esimerkiksi sopimuksen tai lakisääteisen velvollisuuden takia, nämä tiedot voidaan säilyttää kyseistä tarkoitusta varten niin pitkään kuin on tarpeen.
Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).